30 boekhoudtips

Inrichten administratie

1. Gebruik een standaard rekeningschema. Dat is vaak bij je administratiekantoor op te vragen.
2. Misschien is het handig om kosten op te splitsen in kosten per project of afdeling.
3. Deel grootboekrekeningen in categorieën in voor een overzichtelijke balans.
4. Gebruik meerdere omzetrekeningen.
5. Zorg dat de btw-codes correct gekoppeld zijn aan de btw-vakken. Dan weet je zeker dat je aangiftes kloppen.
6. Gebruik verschillende btw-codes voor exclusief en inclusief omzetbelasting.
7. Zorg voor een goed crediteurenbeheer door periodiek een ouderdomsanalyse uit te draaien van de openstaande posten.
   Verkopen – debiteuren
8. Zorg dat je eigen facturen aan alle eisen van de Belastingdienst voldoen.
9. Zorg voor een oplopende nummering van je facturen. Dan werkt makkelijker en professioneler.
10. Zorg voor een goed debiteurenbeheer door regelmatig de bank en de kas bij te boeken.
11. Hou je cashflow op peil door betalingsherinneringen op tijd te versturen. Controleer ook regelmatig je openstaande posten.
12. Bekijk mogelijkheid om digitaal (PDF per e-mail) te factureren.
    Bank – Kas
13. Werk je kasboek dagelijks bij voor alle contante inkomsten en uitgaven.
14. Werk je bankboek wekelijks bij.
    Invoer
15. Wees consequent tijdens het inboeken. Als je het alleen moet doen is het een idee om op een vaste dag in de week een half uurtje te gaan inboeken.
    Dan ben je sneller klaar en is de berg werk aan het einde van de maand niet zo groot.
16. Noteer op alle in- en uitgaande facturen die je invoert het mutatienummer dat door het systeem wordt toegekend. Op die manier kun je ze later makkelijker terugvinden.
17. Gebruik standaardomschrijvingen die nu – maar ook over een 2 jaar – duidelijk zijn, zowel voor jou als je administratiekantoor:
    Huur gebouwen: ligging en betrokken periode Voorbeeld: Steenstraat, juni 2015
    Huur materiaal: omschrijving en betrokken periode Voorbeeld: kopieermachine, juli 2015
    G/W/L: tussentijdse factuur of afrekening en betrokken periode Voorbeeld: afrekening gas, nov 2014 t/m okt 2015
18. Telefoon: soort abonnement en betrokken periode Voorbeeld: mobiel, sep- okt 2015
    Omzetbelasting: betrokken maand Voorbeeld: omzetbelasting mei 2015 Controleren
19. Loop regelmatig de grootboekrekening na om te kijken of alles nog klopt.
20. Laat je administratiekantoor de boekhouding periodiek nalopen.
21. Controleer periodiek de aansluiting van de btw-rekeningen met de bijbehorende omzetrekeningen.
    Bewaren
22. Berg al je boekstukken ordelijk en overzichtelijk op.
23. Bewaar alle stukken die van belang zijn voor je administratie, zoals je agenda, contracten en correspondentie met relaties. Digitaliseer het desnoods met een scan service zodat je een makkelijk doorzoekbaar (online) archief aanlegt.
24. Berg bankafschriften oplopend op nummer op en voeg eventuele bewijsstukken toe. Als je veel digitaal gaat bewaren is het zaak om verschillende back-ups op veilige plekken te bewaren.
25. Zorg dat je de administratie minimaal 7 jaar bewaart. Dan voldoe je aan de bewaarplicht van de Belastingdienst.
26. Bewaar documenten van onroerende zaken minimaal 10 jaar nadat je deze niet meer in je onderneming gebruikt.
    Overige tips
27. Hou privé en zakelijk gescheiden. Dat geldt ook voor bankrekeningen. Bewaar de zakelijke rekening voor alle zakelijke uitgaven en andersom. Dat scheelt verwarring en extra werk achteraf.
28. Let op, boekhouden doe je niet alleen voor je de Belastingdienst. Als je de zaken op orde hebt kun je ook zien waar je je bedrijf kunt verbeteren. Misschien moet je de cashflow beter op peil houden. Of verlies je teveel op een bepaalde klant. Dat is allemaal uit de boekhouding te halen.
29. Stel een jaarlijkse begroting op en ga budgetteren om de uitgaven onder controle te houden.
30. Vergelijk periodiek de resultaten van het lopende en de voorgaande jaren met de begroting van het lopende en de voorgaande jaren om trends te spotten.